Teilnehmen können Schülerinnen und Schüler der Jahrgangsstufen (7) 8 bis (12) 13. Sie können ihre Projekte allein oder in einer Gruppe von maximal drei Personen präsentieren. Im Vorfeld der eigentlichen Veranstaltung reichen die Bewerber/-innen eine schriftliche Ausarbeitung ihres Projekts im Umfang von 6-10 Seiten ein. Ebenso muss ein Plakat vorbereitet werden, das während der Dauer der Veranstaltung in den Räumlichkeiten der Hochschule ausgestellt wird. Die Präsentation selbst ist auf 15 Minuten begrenzt und kann durch einen Versuch ergänzt werden. Anschließend stellt die Jury Fragen, davon drei in englischer Sprache. Auch die Zuhörer können Fragen stellen und mitdiskutieren. Sowohl das Referat als auch die Präsentation und die anschließende Diskussion sollen zu Teilen in Englisch gehalten sein.
Das VDI-Schülerforum gehört zu den vom Hessischen Kultusministerium geförderten Schülerwettbewerben und ist als schulische Veranstaltung anerkannt. Oberstufenschüler/-innen können den Wettbewerbsbeitrag als Basis für eine besondere Lernleistung in der Abiturprüfung nutzen oder umgekehrt naturwissenschaftlich-technische Projekte ihrer besonderen Lernleistung beim Wettbewerb präsentieren. Die Veranstaltung ist beim Institut für Qualitätsentwicklung akkreditiert.
Veranstalter ist der VDI (Verein Deutscher Ingenieure), Bezirksverein Frankfurt-Darmstadt, in Kooperation mit der Frankfurt University of Applied Sciences.